Современные системы бизнес-аналитики стали незаменимыми помощниками руководителей компаний и предприятий. С их помощью сбор данных, их обработка и последующая визуализация проводится максимально оперативно и помогает в быстром принятии управленческих решений. Sap In Business Intelligence, Polymatica, Visiology Data, Plexus, SAS Visual Analytics — востребованные системы, которые используют предприниматели и топ-менеджеры в самых разных сферах бизнеса. Одним из лучших и простых в использовании программных обеспечений для аналитики считается Microsoft Power BI.
Согласно рейтингу от Gartner это программное обеспечение 2 года является несомненным лидером среди аналогичных систем, как главный помощник аналитиков, финансистов, специалистов работающих с данными предприятий.
Что такое Microsoft Power BI?
Планируя создание системы автоматизации бизнеса, многие предприниматели сталкиваются с проблемой выбора программного обеспечения для компании, с которым было бы легко и просто работать и получать реальную помощь в достижении главной цели компании.
Первое, что необходимо руководству предприятия для быстрых принятий правильных управленческих решений — доступ ко всей информации о бизнесе.
Microsoft Power BI является мощнейшей платформой, при помощи которой собирается и объединяется огромное количество сведений из множества источников. Собранная информация преобразовывается в понятные отчеты, визуализируется для лучшего восприятия.
В таком виде множество данных становится единым отчетом, и руководителю предприятия намного легче принимать решения, имея перед собой всю картину на одном экране, а не на множестве таблиц, файлов, бумажных отчетов. Отслеживание изменений показателей бизнеса происходит в режиме онлайн, вывод информации производится на динамические дашборды, обеспечивая менеджмент оперативной актуальной картиной всех процессов бизнеса одновременно.
Использование этого аналитического инструмента позволяет грамотно руководить бизнесом, принимать решения по снижению расходов, увеличению прибыли, улучшению сервиса и др.
Microsoft Power BI признана самой простой и доступной системой бизнес-аналитики и подходит для использования как в больших компаниях, так и для маленьких фирм, только начинающих свое развитие.
Например, после установки программы для автоматизации бюджетирования и получения данных из финансового отдела, при помощи Power BI вы получаете результат работы в едином отчете, из которого видно убыточным или прибыльным был квартал, какая доля продаж относится к разным группам товаров, какой за этот период была динамика сбыта.
Проще говоря при помощи Power BI вы будете лучше понимать ваш бизнес целиком, будете в курсе всех процессов, сможете отслеживать и контролировать отделы компании, что позволит улучшить качество и эффективность.
Как работать с Microsoft Power BI?
Работать с системой очень просто. Вам предстоит 4 процесса:
- загрузка информации;
- группировка по показателям с последующей обработкой;
- визуализация (преобразование расчетов в интерактивные диаграммы);
- публикация готовых отчетов, чтобы к ним получили доступ другие пользователи.
Информацию для первого этапа берут из разных источников:
- web-аналитические сервисы;
- система управления взаимоотношений с клиентами;
- социальные сети;
- текстовые файлы;
- различные базы данных и др.
Все данные обобщаются, просчитываются, преобразовываются в удобном графическом виде. Такая визуализация помогает руководству проводить анализ и управлять бизнесом намного легче и оперативнее.
Возможности и преимущества системы
Наиболее оптимальным будет внедрение и использование Power BI в компаниях с разветвленной системой продаж, сложной системой взаимоотношений с клиентами, большими информационными объемами. Для бизнеса, в котором задействовано меньше сведений и она представляется однотипно, лучше будет установить системы попроще — например Excel или Google Data Studio — с ними работать будет легче и их возможностей вполне хватит для упрощения аналитики.
Microsoft Power BI внедряют для достижения трех основных целей:
- чтобы контролировать показатели и тенденции (достигается простой настройкой мониторинга данных на панели, что позволяет контролировать изменения в реальном времени);
- получать общую панорамы и быстро анализировать процессы (отчетность и автоматические анализы полученных данных);
- исследования и прогнозы вероятных рисков и новых возможностей (моделирование данных).
Использование системы в бизнесе имеет множество преимуществ:
- информация для анализа может поступать из разных источников — базы данных, облачные хранилища, Google Docs, Яндекс Диск, таблицы Excel;
- разнообразные виды информации можно свести в единый вид — например, таблицы преобразуются в одну модель, в которой собраны все сведения, информирующие менеджмент об изменениях и процессах, которые происходят в бизнесе;
- возможность создания собственных формул и метрик для отдельных подразделений (программы для автоматизации бюджетирования, производства, продаж), что позволит оперативно контролировать процессы и анализировать результаты;
- динамика изменений отслеживается намного быстрее и проще, благодаря удобной визуализации (интерактивные таблицы, графики, диаграммы), система автоматически оповещает пользователя о достижении критических значений ключевых показателей эффективности;
- онлайн-служба Power BI Service упрощает публикацию отчетов и дашбордов для других абонентов.
Сквозной анализ позволяет получать оперативную информацию и максимально быстро реагировать, менять стратегию ведения бизнеса.
Версии Microsoft Power BI
Облачный сервис для аналитики бизнеса Power BI разработан в трех версиях:
- базовый индивидуальный вариант для начинающих специалистов является бесплатным;
- для масштабирования сквозной аналитики несколькими пользователями предпочтительнее будет внедрение версии Power BI Pro;
- в крупных организациях с большими потоками информации и объемами сведений оптимальной будет установка Power BI Premium.
Главные отличия между версиями состоят в количестве пользователей и функционале. Если базовый вариант доступен бесплатно, то внедрение Power BI Pro или Power BI Premium проводится по платной подписке.
В состав системы входят три приложения:
- Power BI Desktop — базовый продукт для установки на компьютер для основной работы с информацией, разработки моделей и отчетности. Приложение бесплатное;
- Power BI Service — онлайн-приложение для публикаций и мониторинга готовой динамической отчетности;
- Power BI Mobile — мобильный сервис для изучения сведений (например процесс бюджетирования, расчет рисков, контроль за производством), составления комментариев, отправления отчетности и интерактивных панелей другим абонентам.
В зависимости от объема данных и необходимого функционала, предприниматель выбирает одну из трех версий, которые впоследствии при надобности, можно поменять на другие варианты.
Кто может использовать Microsoft Power BI?
Внедряя систему бизнес-аналитики, предприятие получает мощный ресурс, пользу от которого получают разные специалисты:
- руководитель — контролирует работу компании;
- менеджер — готовит детальную отчетность, управляет проектами;
- аналитик — отслеживает динамические изменения по показателям, составляет прогнозы развития бизнеса.
В системе предусмотрены возможности индивидуальной и командной работ.
Установка системы
Процедура установки программы очень проста и понятна, состоит из нескольких этапов:
- на официальном сайте выберите версию Power BI Desktop и скачайте ее на компьютер. После перехода в Microsoft Store система устанавливается на ПК. Ускорить процесс можно, если выбрать приемлемый для вас язык, после чего следуя инструкции и подсказкам установку можно закончить за несколько минут;
- зарегистрируйтесь — введите ваши данные. При указании e-mail не стоит вводить ваш личный электронный адрес — только корпоративный, чтобы в будущем у вас не возникало проблем с публикацией отчетности в Power BI Service.
Работать с программой и создавать отчеты можно сразу после того, как сервис будет установлен на ваш компьютер. Правила работы в программе опубликованы в инструкции от Microsoft. В интернете тоже можно найти и изучить уроки или заказать специальные обучающие книги, зарегистрироваться на вебинары или курсы по использованию системы Microsoft Power BI. Многие базовые знания можно получить на бесплатных уроках.
Внедряя систему и изучая ее, вы можете настроить вашу аналитику , не подключая дополнительные программы. Анализ информации проводится бесплатно, программа просто совмещается в разными системами от Майкрософт. Расширенный выбор языков для интерфейса позволяет настроить систему так, как удобно пользователю.
По прогнозам экспертов, Microsoft Power BI имеет все шансы стать стандартной системой для бизнес-аналитики в ближайшее время. А потому, если вы хотите, чтобы ваша карьера и бизнес развивались, изучите и внедрите систему в вашу компанию и сами убедитесь в ее преимуществах.
Для бизнеса очень важно развиваться, идти в ногу со временем. Любая автоматизация бизнес процессов предприятия или аналитика работы компании позволяет быстро получать информацию, анализировать ее, принимать решения, которые позволяют не просто оставаться на плаву, но и принимать активное участие в борьбе с конкурентами, развивать предприятие, делая его более успешным.